Як створити міжнародну конференцію — PR CommunITy з Intellias
Kharkiv IT ClusterТри дні промов, 20 спікерів, 1600+ учасників – усе це Любі Гринів, Talent Marketing Event спеціалістці у Intellias, та її колегам вдалося це зробити за місяць в умовах війни!
Про свій досвід спікерка розповіла на зустрічі PR CommunITy від Kharkiv IT Cluster, яка відбулася 17 серпня. Ми почули та усвідомили закулісся Intellias Agile Days — триденної конференції з Agile-методології, яка охопила аудиторію з Польщі, Хорватії, Болгарії, України, Португалії та інших країн.
Лейтмотивом івенту була фраза-помічник у створенні будь-яких навіть масштабних заходів — «Не бійтеся експериментувати!»:
«Цю фразу ви почуєте сьогодні це ще багато разів. Сама ідеологія Agile — це про гнучкість. Про те, що не треба боятися викликів, змін та бути готовим до цих змін», — підкреслює Люба Гринів про важливість експериментів в івент-менеджменті.
До чого слід бути готовим під час створення конференції, які кроки слід пройти та що казати на ретроспективі — про все це читайте в матеріалі.
Що слід робити перед організацією?
Усе починається з ідеї та обговорення, тому спікерка виділила чотири питання-пункти, які команда Intellias обговорювала перед стартом:
- Слід підготувати міжнародну подію так, щоб створити ще один інфопривід про Україну.
- Створити подію, яка буде цікава великому колу людей.
- Як залучити людей?
- Спостерігати, аналізувати та бути готовим до змін.
Що таке медіа-план та як його створити?
«Кожна команда робить медіа-план по-різному. Однак це важливий пункт у створенні івентів. Загалом це файл, у якому ви прописуєте зони відповідальності людей, з якими ви працюєте, прораховуєте потенційні активності, зазначаєте специфіку ринку та бюджет», — перераховує Люба.
До речі, бюджет — це необхідна складова підготовки, від якої залежить успішність івенту. Якщо його чітко прописати, можна досягти неабияких успіхів. Однак слід звертати увагу на деякі моменти:
«У бюджеті враховуйте і технічну складову, і роботу підрядника, і виготовлення мерчу, і промо. Зауважте, є різні ринки, різні країни — відповідно, це зовсім різні бюджети. Те, що працюватиме в Україні на $500, не вийде в Португалії».
Спікери та як їх залучати
Спікерка підготувала тематичні питання, на які аудиторія мала віднайти відповіді:
- Як знайти спікерів на подію?
Разом ми з’ясували декілька ефективних способів: пошук через Linkedin, Twitter, DOU, залучення спікерів з інших івентів, авторів статей та книжок
- Що важливо в роботі зі спікерами?
— аналіз та дослідження спікера;
— людяність та особливий підхід до кожного;
— win-win стратегія.
Спільний брейншторм довів, що в самої аудиторії є безліч нетипічних ідей та шляхів у пошуку та роботі з компетентним спікером: від аналізу Linkedin до залучення друзів, які пишуть статті.
Як працювати у команді
За 5-м принципом Аджайл-маніфесту, над проєктом мають працювати вмотивовані професіонали. Люба відповіла, де їх шукати:
«Насправді ви вже з ними працюєте. Це ваші колеги, які мають експертність у своїй зоні відповідальності, тому довіряйте їм, просіть про вчасний фідбек, будьте відкритими та діліться з ними власним прогресом».
Промо: як оголосити подію ефективно
Ще один пункт, над яким спікерка закликає експериментувати! Також важливо не лише те, що ви оголошуєте, а й те, як ви оголошуєте:
«Рідна мова працює набагато краще. Тому на різні ринки слід робити промо рідними мовами — це приверне увагу із більшою ймовірністю. Англійська не так ефективна».
Також Люба наголосила на тому, що в промо важливі емоції, а не сухі тексти. А також не зайвим буде залучити відео та всілякі анімації.
Зацікавилися, як? Ви можете подивитися це на нашому YouTube-каналі!
Аудиторія зустрічі була різноманітна: PR-спеціалісти, освітяни, молоді стартапери та ті, хто тільки вчиться, — і всі із зацікавленням слухали спікерку та ставили влучні запитання, на які одразу отримували відповідь.
Після івенту спікерка поділилася власними емоціями щодо зустрічі:
«Виступ в Харківському ІТ Кластері був моїм професійним дебютом. Вразила активність аудиторії та різнопланові запитання. Незважаючи на хвилювання, я отримала неабияке задоволення після цього вебінару. Сподіваюсь, тема та мій власний досвід полегшать колегам підготовку та планування їх подій. Чекатиму на нові цікаві міжнародні конференції в Україні».
Kharkiv IT Cluster щиро вдячний Любі Гринів за чудовий виступ та сильну мотивацію до дій!
Підпишись на наш телеграм канал, щоб бути у курсі подій
Також читай новини на наших сторінках в соціальних мережах:
