Как создать международную конференцию — PR CommunITy с Intellias
IT ClusterТри дня речей, 20 спикеров, 1600+ участников – все это Любе Гинив, Talent Marketing Event специалистке в Intellias, и ее коллегам удалось это сделать за месяц в условиях войны!
О своем опыте спикер рассказала на встрече PR CommunITy от Kharkiv IT Cluster, которая состоялась 17 августа. Мы услышали и осознали закулисье Intellias Agile Days — трехдневной конференции по Agile-методологии, которая охватила аудиторию из Польши, Хорватии, Болгарии, Украины, Португалии и других стран.
Лейтмотивом инвента была фраза-помощник в создании любых даже масштабных мероприятий — «Не бойтесь экспериментировать!»:
«Эту фразу вы услышите сегодня еще много раз. Сама идеология Agile – это о гибкости. О том, что не нужно бояться вызовов, изменений и быть готовыми к этим изменениям», — подчеркивает Люба Гринив о важности экспериментов в ивент-менеджменте.
К чему следует быть готовым при создании конференции, какие шаги следует пройти и что говорить о ретроспективе — все это читайте в материале.
Что следует делать перед организацией?
Все начинается с идеи и обсуждения, поэтому спикер выделила четыре вопроса-пункта, которые команда Intellias обсуждала перед стартом:
- Следует подготовить международное событие так, чтобы создать еще один инфопривод об Украине.
- Создать событие, которое будет интересно большому кругу людей.
- Как привлечь людей?
- Наблюдать, анализировать и готовиться к изменениям.
Что такое медиаплан и как его создать?
«Каждая команда делает медиаплан по-разному. Однако это немаловажный пункт в создании ивентов. В общем, это файл, в котором вы прописываете зоны ответственности людей, с которыми вы работаете, просчитываете потенциальные активности, указываете специфику рынка и бюджет», — перечисляет Люба.
Кстати, бюджет – это необходимая составляющая подготовки, от которой зависит успешность ивента. Если его четко прописать, можно добиться больших успехов. Однако следует обращать внимание на некоторые моменты:
«В бюджете учитывайте и техническую составляющую, и работу подрядчика, и изготовление мерчу, и промо. Заметьте, есть разные рынки, разные страны — соответственно, это совершенно разные бюджеты. То, что будет работать в Украине на $500, не получится в Португалии».
Спикеры и как их привлекать
Спикер подготовила тематические вопросы, на которые аудитория должна была найти ответы:
- Как найти спикеров на событие?
Вместе мы выяснили несколько эффективных способов: поиск через Linkedin, Twitter, DOU, привлечение спикеров по другим ивентам, авторов статей и книг
- Что важно в работе со спикерами?
— анализ и исследование спикера;
— человечность и особый подход к каждому;
— win-win стратегия.
Общий брейншторм доказал, что у самой аудитории есть множество нетипичных идей и путей в поиске и работе с компетентным спикером: от анализа Linkedin до привлечения друзей, пишущих статьи.
Как работать в команде
По 5-му принципу Аджайл-манифеста над проектом должны работать мотивированные профессионалы. Люба ответила, где их искать:
«На самом деле вы уже с ними работаете. Это ваши коллеги, которые имеют экспертность в своей зоне ответственности, поэтому доверяйте им, просите о своевременном фидбеке, будьте открыты и делитесь с ними собственным прогрессом».
Промо: как объявить событие эффективно
Еще один пункт, над которым спикер призывает экспериментировать! Также важно не только то, что вы объявляете, но и то, как вы объявляете:
«Родной язык работает гораздо лучше. Поэтому на разные рынки следует делать промо на родных языках – это привлечет внимание с большей вероятностью. Английский не так эффективен».
Также Люба отметила, что в промо важны эмоции, а не сухие тексты. А также не лишним будет привлечь видео и всевозможные анимации.
Заинтересовались, как? Вы можете посмотреть это на нашем YouTube канале!
Аудитория встречи была разнообразной: PR-специалисты, педагоги, молодые стартаперы и те, кто только учится, — и все с интересом слушали спикер и задавали вопросы, на которые сразу получали ответ.
После ивента спикерка поделилась собственными эмоциями относительно встречи:
«Выступление в Харьковском IТ Кластере было моим профессиональным дебютом. Впечатлила активность аудитории и разноплановые вопросы. Несмотря на волнение, я получила большое удовольствие после этого вебинара. Надеюсь, тема и мой собственный опыт облегчат коллегам подготовку и планирование их событий. Буду ждать новых интересных международных конференций в Украине».
Kharkiv IT Cluster искренне благодарен Любе Гринив за отличное выступление и сильную мотивацию к действиям!
Подпишись на наш телеграм канал, чтобы быть в курсе событий
Также читай новости на наших страничках в социальных сетях:
