Топ-5 помилок компаній-резидентів Дія.City при підготовці звітності: розбираємо з «Глобал Аудит»
Kharkiv IT ClusterБути резидентом Дія.City — це менше податків, більше довіри інвесторів та офіційна співпраця з фрилансерами. Але помилки у звітності можуть коштувати вам цього статусу — і грошей.
Разом із «Глобал Аудит», партнером Kharkiv IT Cluster, ми зібрали 5 типових помилок, яких припускаються навіть досвідчені компанії. А для ілюстрації практичних аспектів використаємо реальний досвід компаній-резидентів Дія.City.
1. Неправильний розрахунок середньої винагороди
Помилка: компанії часто ділять загальну суму винагород на середньооблікову кількість працівників — і це не правильно.
Правильно: враховуються лише ті, кому фактично була виплата. Якщо фахівець працював лише частину місяця, але отримав винагороду — він враховується повністю.
Закон №1667-IX чітко вказує: у розрахунку має бути тільки кількість людей, які отримали виплати, без часткових коефіцієнтів.
Розглянемо на прикладі:
Уявімо підприємство, де працює 20 осіб. Серед них є як штатні працівники, так і гіг-спеціалісти. Розмір винагороди для кожного — еквівалент 1200 євро на місяць. У травні відбулись кадрові зміни. 16 травня було:
- прийнято 5 нових працівників,
- звільнено 3 працівників.
Загальна сума нарахованої винагороди за травень — 25 200 євро.
Розрахунок фактичної винагороди
17 працівників відпрацювали повний місяць:
1200 × 17 = 20 400 євро
5 новоприйнятих осіб працювали з 16 травня — тобто, половину місяця:
1200 / 22 × 11 × 5 = 3 000 євро
(22 — середня кількість робочих днів у місяці; 11 — фактична кількість відпрацьованих днів)
Троє звільнених працівників також відпрацювали половину місяця:
1200 / 22 × 11 × 3 = 1 800 євро
Загальна нарахована сума:
20 400 + 3 000 + 1 800 = 25 200 євро
Загальна кількість працівників, які отримали винагороду:
17 + 5 – 3 = 25
Розрахунок середньої винагороди:
25 200 / 25 = 1008 євро, що є нижчим за встановлений Законом мінімум
Тобто, у випадку прийняття/звільнення працівників не з початку місяця існує реальна загроза недотримання вимог Закону №1667-ІХ.
Кейс від Amazing Drones LLC:
На практиці 1200 євро — прийнятна планка для ІТ-компаній. Однак у компаній з виробничими процесами, як, наприклад, у Amazing Drones LLC, це може суттєво збільшувати собівартість продукції.
2. Як рахувати фрилансерів?
Відповідно до Закону, починаючи з місяця, що настає після отримання статусу резидента Diia.City, у компанії має працювати щонайменше 9 осіб.
Проблема: закон зобов’язує враховувати гігів, але не пояснює, як саме. Інструкція №286 не відносить гіг-спеціалістів до облікової кількості, оскільки вони працюють за цивільно-правовими договорами, які враховуються окремо (не включаються до розрахунку середньооблікової кількості).
Рішення від «Глобал Аудит»: створити власну внутрішню методику розрахунку середньооблікової кількості працівників та гіг-спеціалістів і затвердити її внутрішнім документом. Це додасть впевненості під час аудиту.
3. Округлення кількості працівників — не все так просто
Держстат пояснив, як застосовувати Інструкцію №286 щодо округлення.
Цифри округлюються за такими правилами:
- якщо остання цифра 1–4 — відкидаємо. Наприклад, 12,3 → округлюємо до 12;
- якщо 6–9 — попередню цифру збільшуємо на 1. Наприклад, 12,7 → округлюємо до 13;
- якщо 5 — попередню цифру збільшуємо на 1, якщо вона непарна (13,5 → 14), або залишаємо без змін, якщо вона парна (12,5 → 12).
4. Звільнення в п’ятницю — і пастка обліку
Ситуація: працівник звільнився в п’ятницю, але в обліковій чисельності він залишається до першого робочого дня після вихідних, тобто до понеділка.
Зверніть увагу на правила:
- працівника виключають з обліку з першого дня, коли він не працює після звільнення або закінчення попередження;
- у вихідні та свята кількість працівників беруть такою ж, як в останній робочий день;
- звільненого працівника рахуємо до першого робочого дня після звільнення.
Наприклад: працівник звільнився в п’ятницю 31 грудня. Його виключають зі штатної кількості з наступного понеділка — 3 січня (перший робочий день наступного року). Тож, у розрахунку середньооблікової кількості за грудень він враховується повністю, а в тому ж розрахункуза січень — лише перші два дні (1 та 2 січня).
Перевірте, як HR вносить ці зміни. Інакше звітність може «не зійтися» з офіційними обліками.
5. Кваліфікований дохід: що вважати, а що — ні
Ще один частий фейл — ділити кваліфікований дохід на всі доходи компанії (весь 7 клас Плану рахунків).
Враховується лише:
- чистий дохід від реалізації (рах. 70),
- роялті (рах. 719) — за умови, що їх не враховано у рах. 70.
Усе інше не входить до обліку кваліфікованого доходу. Неправильний розрахунок — підстава для втрати статусу резидента.
Що робити, щоб не помилитися?
- Не залишайте підготовку звітності на останній день.
- Працюйте в тандемі: бухгалтер + юрист + HR — тільки командна взаємодія гарантує точність.
- Використовуйте аудиторський супровід — це вимога Закону №1667-ІХ.
- Фіксуйте внутрішні методики та алгоритми — це ваш щит під час перевірки.
Важливо знати: під час воєнного стану вимоги до резидентів Дія.City залишаються чинними. Amazing Drones LLC поділилися, що саме тому продовжують дотримуватись усіх вимог, щоб бути готовими до post-war реалій.
Звітність у Дія.City — це не страшно, якщо все робити послідовно. Найголовніше — не відкладати на останній день і мати чіткий порядок дій. Бухгалтер, юрист і HR мають працювати разом, тоді все буде добре.
«Глобал Аудит» — це команда аудиторів і консультантів із багаторічним досвідом супроводу ІТ-бізнесу. Компанія є надійним партнером Kharkiv IT Cluster і спеціалізується на аудиторському та податковому консалтингу для резидентів Дія Сіті.
Працюйте з професіоналами — щоб фокусуватись на масштабуванні, а не на виправленні помилок.
