Цифровізація бізнесу на практиці: інсайти з тренінгу BusinessLink

Багато підприємців починають цифровізацію з пошуку CRM, ERP або інших цифрових сервісів. Проте експерти радять не поспішати з вибором програмного забезпечення. Перший крок — зрозуміти, як працює бізнес сьогодні, де він втрачає час, ресурси та гроші. 

Саме про це говорили під час практичного тренінгу «Цифровізація бізнесу на практиці: від перших кроків до реальних кейсів», який 25 червня 2026 року Kharkiv IT Cluster провів у межах проєкту BusinessLink. Разом із підприємцями експерти розбиралися, як підготувати компанію до цифрової трансформації, знайти процеси, які стримують розвиток бізнесу, та обрати рішення, що дійсно працюють. 

Матеріал підготовлено за підсумками виступів Дмитра Негоди, власника і керівника проєктів з оцифрування та оптимізації бізнес-процесів компанії NEAN, та Олександра Каратанова, доцента кафедри інформаційних технологій проєктування НАУ «ХАІ».

Цифровізація починається не з вибору програмного забезпечення 

Однією з головних тез тренінгу стала думка: цифровізація — це насамперед про бізнес-процеси, а вже потім про технології. 

«Якщо ви просто автоматизуєте те, що вже є, то отримаєте лише автоматизований хаос», — зазначив Дмитро Негода.

Інформаційна система виконує лише ту логіку, яку в неї закладено. Зайві погодження, дублювання інформації чи ручне втручання керівника після автоматизації нікуди не зникають – вони просто пришвидшуються.

Тому цифровізація має починатися з питання «Яку проблему ми хочемо вирішити?», а не «Яку систему ми хочемо купити?».

Як зрозуміти, що бізнес готовий до цифровізації 

Перед цифровою трансформацією варто провести невеликий аудит компанії. Для цього експерти рекомендують відповісти на кілька запитань:

• Який процес займає найбільше часу?
• Де найчастіше виникають помилки?
• Які операції співробітники виконують вручну щодня?
• На якому етапі найчастіше затримується робота?
• Без кого із працівників процес практично зупиняється?

Ще один важливий сигнал  — коли та сама інформація одночасно зберігається в Excel, пошті, месенджерах і записниках працівників. Це ознака відсутності єдиного процесу та високого ризику помилок.

Ефективність вимірюється  не лише прибутком

Прибуток — важливий показник, але він не завжди демонструє, наскільки ефективно працює бізнес. 

Якщо дві компанії заробляють однакову суму, але одна робить це командою з п'яти людей, а інша — двадцятьма, їхню ефективність не можна вважати однаковою.

Саме тому під час аналізу процесів варто оцінювати: 

• тривалість виконання процесу;
• кількість залучених співробітників;
• кількість повторних операцій;
• частоту виникнення помилок;
• собівартість виконання процесу;
• рівень задоволеності клієнтів.

Ці показники допомагають зрозуміти, де бізнес втрачає ресурси, і визначити процеси, які першими треба оптимізувати – особливо перед масштабуванням, адже неефективний процес, збільшений у масштабі, створює ще більше втрат.

Починайте з карти процесів, а не з масштабної реформи 

Бізнес має працювати через процеси, а не через постійне ручне керування. Кожен процес повинен мати зрозумілий початок, послідовність дій, відповідального виконавця та очікуваний результат – інакше керівник поступово перетворюється на диспетчера задач.

Тому експерти рекомендують не намагатися цифровізувати все одночасно. 

Зокрема варто розпочати з:

• опису ключових бізнес-процесів та побудови їх карти;
• визначення, де виникають затримки та зайві операції;
• обрання одиного процесу, який створює найбільше труднощів;
• тестування нової моделі роботи.

І лише після цього переходити до впровадження цифрових інструментів.

Для побудови карти процесів можна використовувати такі інструменти, як Draw.io, Miro або Microsoft Visio;

Не існує універсального рішення для всіх 

Універсального інструменту не існує – те, що працює для сервісної компанії, може бути неефективним для виробництва чи логістики.

Бізнесу із великою кількістю клієнтів першочергово потрібна автоматизація комунікації, ведення клієнтської бази та онлайн-запису.

Виробничим підприємствам важливіше контролювати операції, обладнання, якість продукції та використання ресурсів.

Для управління командою і проєктами варто переходити від листування в месенджерах до систем постановки завдань, наприклад, ClickUp, Jira, Asana, Monday.com чи Microsoft Planner – де кожна задача має відповідального, дедлайн і статус.

Навіть найкращий цифровий сервіс не компенсує відсутності зрозумілих правил роботи всередині компанії.

Цифровізація — це не лише CRM: практичні кейси для бізнесу

Під час другої частини тренінгу Олександр Каратанов показав, що цифровізація може починатися з простих рішень і приносити відчутний результат навіть невеликим компаніям.

Одним із прикладів став сервісний бізнес, де цифрові інструменти допомогли автоматизувати запис клієнтів, ведення бази, комунікацію та контроль виконання послуг. Такі рішення не лише скорочують ручну роботу, а й покращують клієнтський досвід.

Водночас для виробничих підприємств цифровізація має інший фокус. На прикладі підприємства «Буфет» в Харкові експерт продемонстрував, як цифрові рішення допомагають:

• оптимізувати внутрішні процеси;
• контролювати виконання операцій;
• працювати з виробничими даними;
• швидше ухвалювати управлінські рішення.

Окрему увагу спікер приділив вибору між готовими цифровими сервісами та власною розробкою.

За його словами, готові SaaS-рішення часто є оптимальним вибором для малого та середнього бізнесу, тоді як індивідуальна розробка виправдана лише тоді, коли компанія має специфічні процеси або потребує інтеграції з виробничими системами.

Не знаєте, з чого почати? Скористайтеся підтримкою Eastern Ukraine EDIH

Під час тренінгу окрему увагу приділили можливостям, які сьогодні доступні українському бізнесу через Eastern Ukraine European Digital Innovation Hub (Eastern Ukraine EDIH).

Багато підприємств відкладають цифровізацію не через небажання змінюватися, а через невизначеність: які процеси варто цифровізувати насамперед, які рішення справді потрібні бізнесу та як не витратити бюджет на інструменти, які не дадуть очікуваного результату.

Саме з такими запитами працює команда Eastern Ukraine EDIH. У межах хабу мікро-, малі та середні підприємства можуть отримати експертну підтримку на різних етапах цифрової трансформації, зокрема:

• аналіз цифрових потреб бізнесу;
• оцінку рівня цифрової зрілості підприємства;
• консультації щодо цифровізації бізнес-процесів;
• допомогу у виборі цифрових рішень відповідно до потреб компанії;
• супровід у підготовці дорожньої карти цифрової трансформації;
• інформацію про можливості фінансування впровадження цифрових рішень.

Якщо ви лише починаєте шлях цифровізації або вже плануєте впровадження нових технологій, не обов'язково проходити цей процес самостійно. Звернення до експертів допоможе визначити пріоритети, уникнути типових помилок та обрати рішення, які дійсно працюватимуть на розвиток бізнесу.

Записатися на безоплатну консультацію від експертів Eastern Ukraine EDIH: https://form.jotform.com/250687104703353

Перший крок цифровізації – чесна відповідь на питання, де компанія сьогодні втрачає час, гроші та ресурси. Лише після цього варто обирати цифрові сервіси, автоматизувати окремі процеси та масштабувати успішні рішення. 

 Запис зустрічі доступний за посиланням на YouTube.

Матеріал підготовлено за підсумками тренінгу BusinessLink від Kharkiv IT Cluster.
Проєкт реалізується за підтримки Програми «Партнерство за сильну Україну», яку фінансують уряди Великої Британії, Естонії, Канади, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції.