Тайм-менеджмент для HR: як бути ефективним?

7 Червня 2024 р.

Працюючи в HR, ви постійно вирішуєте кадрові питання, плануєте стратегії та виконуєте безліч завдань. Тому ефективне управління часом — це необхідність, а не просто корисна навичка. Kharkiv IT Cluster разом з HURMA System дослідили, як ефективно керувати часом та підвищити продуктивність команди.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — це вміння ефективно використовувати час, яке охоплює набір знань, принципів та технік для досягнення кращих результатів.

«Для того, щоб планувати дієво, треба зрозуміти, як це у вас відбувається зараз. Тож перший крок до планування — це виміряти свій час: на що він витрачається. Далі вже можна користуватися інструментами. І звертати увагу на ті речі, які впливають на наш час, на те, як ми його витрачаємо», — пояснює експерт HURMA System Роман Дронов.

Яка головна користь від опановування тайм-менеджменту? Вдало розподіляючи час, ви досягаєте work-life balance, розставляєте правильні пріоритети, збалансовуєте роботу та відпочинок і підвищуєте свою продуктивність. Отже, основні принципи тайм-менеджменту полягають у:

• Плануванні дій;
• Визначенні конкретних цілей;
• Зосередженості на пріоритетах;
• Викоріненні «поглиначів» часу.

Які є інструменти та лайфхаки для керування часом?

Щоб ефективно керувати своїм робочим днем, важливо:

1. Скласти чіткий план: Розставте пріоритети для завдань і врахуйте час для відпочинку.
2. Уникати мультитаскінгу: Краще концентруватись на одному завданні за раз, а також розглянути можливості делегування завдань.
3. Вибрати метод управління часом: Існує багато методів, таких як метод стріли, поїдання жаби зранку, принцип 80/20, pomodoro або піраміда Франкліна. Оберіть той, що підходить вам найбільше.

Найкращі книги про тайм-менеджмент:

• «Чудовий ранок», Гел Елрод.
• «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу», Девід Аллен.
• «Працюй менше, встигай більше», Керрі Глісон.
• «Працюй чотири години на тиждень. Нова психологія успіху», Тімоті Феррісс.

Особливості корпоративного тайм-менеджменту

Кроки, для організації ефективної роботи команди:

1. Визначте цілі: Сформулюйте для співробітників чіткі цілі та очікуваний результат, щоб вони знали, до чого прагнути.
2. Розробка корпоративних стандартів тайм-менеджменту: Встановіть корпоративні стандарти щодо ефективного управління часом, щоб співробітники могли оптимізувати свій час та бути більш продуктивними.
3. Диджиталізація процесів: Впроваджуйте цифрові інструменти та технології для автоматизації та оптимізації бізнес-процесів.

Must-have додатки та менеджери завдань для ефективного управління часом: Jira: Програмне забезпечення для керування проєктами, що допомагає організувати робочі процеси та відстежувати прогрес. Trello: Інтерактивна дошка для організації завдань, яка дозволяє легко встановлювати пріоритети та розподіляти ресурси. RescueTime: Додаток, який відстежує ваш час на різних сайтах та програмах, щоб допомогти вам краще розподіляти час та уникати відволікань. Nirvana: Task-менеджер, який допомагає створювати, відстежувати та виконувати завдання з використанням різних функцій та можливостей. Todoist: Простий та ефективний менеджер завдань, що дозволяє створювати список задач, планувати їх виконання та відстежувати прогрес. Ці додатки допомагають систематизувати робочі процеси, планувати роботу, відстежувати результати та зберігати важливі дані для подальшого аналізу і вдосконалення. Зростає популярність гнучких методологій управління проєктами, серед яких Agile, Scrum і Kanban. В чому їх користь для HR-менеджерів? Agile: Це не просто методологія, а ціла філософія розробки програмного забезпечення, яка ставить у центр співпрацю з клієнтом і швидке реагування на зміни. Основна ідея полягає в тому, щоб працювати над короткими ітераціями розробки, так званими спринтами, під час яких команда фокусується на конкретних завданнях. Гнучкість, комунікація та здатність швидко адаптуватися — ось ключові принципи Agile. Scrum: Цей метод використовується для керування проєктами та організації роботи команд. Він також базується на спринтах, але особливість полягає в ролі Scrum Master і Product Owner, які забезпечують правильну організацію та комунікацію в команді.

«Найголовніший плюс Scrum — це наочність. Тобто те, що ми можемо працювати за допомогою Scrum-спринтів. Це доволі зручно. Тут є планування, виконання, реліз і ретроспектива, щоб ми мали змогу зрозуміти, що ми зробили і як ми можемо покращити процес», — пояснює експерт HURMA System Роман Дронов.

Kanban: Цей метод передбачає візуальне представлення завдань на дошці, яка дозволяє легко контролювати робочий процес. Kanban зосереджує увагу на потоці роботи та обмеженні кількості активних завдань, що дозволяє команді бути більш організованою та продуктивною. Отже, Agile, Scrum і Kanban не лише є методами управління проєктами, але й важливими інструментами для досягнення успіху в будь-якій галузі, включаючи HR-менеджмент. Agile допомагає забезпечити спритність та гнучкість у вирішенні завдань. Scrum створює структуровану систему керування проєктами. А Kanban забезпечує візуальний контроль над робочим процесом та дозволяє швидко реагувати на зміни. Таким чином, впровадження цих методологій у роботу HR-менеджерів дозволяє не лише оптимізувати робочий процес та забезпечити ефективну комунікацію в команді, але й створює умови для збереження балансу між професійними та особистими аспектами життя. Тож, навчіться використовувати ці інструменти — і ви побачите, як ваша робота стане більш організованою та продуктивною, а ваше життя — більш збалансованим. Прагнете розкрити потенціал своєї команди? Ставайте членом прогресивного ком'юніті Kharkiv IT Cluster і виводьте бізнес на новий рівень!