Як ефективно проводити мітинги — поради від ZONE3000

17 Січня 2024 р.

Настав Новий рік, а це означає, що ми відкриваємо новий сезон наших спільних статей із компанією ZONE3000. Сьогодні будемо говорити про невід'ємну частину робочих процесів будь-якої IT-компанії — мітинги. Вони бувають різного масштабу (one-on-one, командні тощо), та з різною метою (планування, ретро, інформаційні, ситуативні й т.д.). Для айтівців це звичний формат розв'язання питань, адже під час мітингу можна швидше й продуктивніше обговорити певну задачу, зекономивши час. Та чи завжди мітинги є ефективним способом комунікації? На жаль, іноді дискусія заходить в глухий кут, або геть зміщується фокус уваги, і тоді зустріч навпаки стає перешкодою. Про те, як цього уникнути, будемо говорити далі.

Загальні правила

Насамперед, плануючи мітинг, варто дотримуватись низки класичних правил, які допомагають організувати зустріч і тримати її під контролем:

1. Визначати тривалість мітингу й намагатись дотримуватись ліміту.
2. Готуватись до мітингу. Заздалегідь надішліть мітинг-реквести, підготуйте нотатки, поділіться з учасниками мітингу документами, які будуть обговорюватись на зустрічі.
3. Складати адженду. Порада: не варто намагатися обговорити всі нагальні питання на одному міті. Плануйте адженду, закладаючи час на дискусії та підсумки.
4. Не спізнюватись. А якщо вже так сталося, попереджайте про це інших учасників і не вривайтеся у мітинг-кімнату голосно.
5. Поводитись коректно: не перебивати, давати спікеру закінчити думку, виражатися конструктивно й стисло (виключення — мітинг-брейншторм). Якщо функціонал майданчика дозволяє, використовуйте опції типу «підняти руку», щоб висловитись.

Така дисципліна дійсно робить зустріч більш структурованою. І хоча іноді розрахувати, наприклад, тривалість мітингу буває важко, все ж радимо пробувати. Все приходить із досвідом. Окрім загальних правил, є інші секрети, які допоможуть вам проводити мітинги ефективно.

Конкретизуйте питання, на які треба отримати відповідь

Просто оголосити тему обговорення — це не дуже вдала практика. Варто одразу визначити питання, відповідь на які й буде успішним результатом мітингу. Такий хід допоможе конкретизувати мету зустрічі, а її учасники заздалегідь налаштуються на результативне обговорення.

Почніть зі small talk

Дуже радимо виділити буквально декілька хвилин на початку мітингу для обговорення неробочих тем. Така практика допомагає налаштуватися на розмову й розслабитися. Можна поділитися враженнями від перегляду нового фільму, спитати, як справи у колег, або банально поговорити про погоду. Будь-який small talk може дати поштовх неформальному початку розмови.

Плануйте мітинг так, що висловились усі його учасники

Існує навіть таке негласне правило — лідер має говорити не довше 30% часу. Залученість учасників — важлива складова, адже саме через дискусію народжуються кращі ідеї. Звісно, виключення становлять інформаційні мітинги або презентації. Але навіть тоді виділяється час для питань та відповідей.

Вмикайте камери

Онлайн-мітинги стали звичним форматом зустрічей. І щоб хоч якось наблизити його до живого спілкування, радимо вмикати камери. Адже якщо ви бачите одне одного, ефективність мітингу, як правило, підвищується.

Звертайте увагу на реакцію учасників

Увімкнені камери потрібні ще з однією важливою метою — помічати реакції інших людей. Якщо бачите, що вони почали відволікатись, варто зупинитись, адже це сигнал, що щось іде не так. Зробіть паузу. Можна розбавити доповідь прикладом або поставити питання. Ваша задача — повернути увагу авдиторії.

Пам'ятайте про межу між професійним і особистим

Жодна гаряча дискусія на робочому мітингу не має впливати на ваші стосунки з колегою. Навіть якщо ви в корені не згодні з позицією інших, це не має позначитися на ставленні до інших та виконанні спільних задач, на ваш тон спілкування з колегою тощо. Адже зберегти здорові стосунки в колективі дуже важливо.

Давайте коректний фідбек та сприймайте його без образ

Мистецтво давати й сприймати фідбек — нелегке, та опанувати його необхідно. Якщо зворотний зв'язок даєте ви, пам'ятайте, що оцінювати треба роботу або вчинок, а не людину. Починайте з похвали, також завершуйте промову гарним словом. Тоді є більше шансів, що ваші слова сприймуть спокійно та візьмуть до уваги на майбутнє. Якщо ви — той, хто отримує фідбек, сприймайте його як пораду щодо покращення своєї роботи, а не як критику. Подякуйте людині, спокійно обміркуйте сказане й зробіть висновки.

Будьте проактивним

Часто, особливо на мітингах з великою кількістю учасників, люди соромляться висловлювати свою думку. Але варто усвідомити, що ви всі працюєте над спільною справою, і кожна думка важлива. І навіть якщо вашу ідею не використають в «оригінальному» виді, вона може стати підґрунтям для іншого рішення, яке з'явиться в ході дискусії. Тож проактивність кожного учасника — абсолютний маст на будь-якому мітингу. Бажаємо, аби всі ваші зустрічі проходили структуровано й продуктивно. Адже вдалий мітинг може не лише зекономити час, а й принести багато нових ідей на майбутнє.

Підпишись на наш телеграм-канал, щоб бути у курсі подій

Підпишись на Telegram-канал

Також читай новини на наших сторінках в соціальних мережах:

Facebook

Instagram