Добірка нестандартних методик планування від ZONE3000

IT Cluster Kharkiv IT Cluster

Новий місяць несе нам нову добірку матеріалів, яку ми готуємо спільно із компанією ZONE3000.

Сьогодні плануємо говорити про різні методики планування, адже стандартні способи упорядковувати свій час підходять не всім.

Про те, що планувати свій день (тиждень, місяць і навіть рік) — це дуже корисна навичка, годі й казати. Завдяки такій звичці ми можемо значно підвищити свою ефективність, встигати зробити більше справ і навіть знизити рівень тривожності.

До стандартного методу планування зазвичай відносять ведення планера на папері чи в телефоні (нотатки, календар, to do list тощо). Це такий собі розклад, завдяки якому людина розподіляє справи за часом. Але якщо вам з якоїсь причини ніяк не вдається підкорити цей скіл у класичний спосіб, не варто засмучуватись. Адже існує багато альтернативних варіантів впорядкування своїх задач.

Наведемо декілька з них. А ваша задача — протестувати й обрати свій підхід.

Метод Айві Лі

Цей метод базується на принципі пріоритетності, де справи, які потрібно виконати протягом дня, ранжуються за їхньою важливістю. Так, завдання позначаються номерами, де №1 відповідає найбільш важливій справі, а подальші номери вказують на менш пріоритетні задачі.

Важливо: перехід до наступного завдання не допускається, поки попереднє не буде завершено. Це означає, що пріоритетність надається не лише важливості справи, а також її завершенню перед переходом до наступного завдання.

Отже, метод Айві Лі допомагає зосередитися на найважливіших завданнях і забезпечує їхнє виконання в порядку пріоритетності, враховуючи також обов’язковість завершення кожної справи перед переходом до наступної.

Метод 1-3-5

Це стратегія планування завдань, схожа на попередню, але з особливістю в обмеженні кількості завдань на день. Згідно з цим методом, потрібно спланувати лише 9 задач: одну найважливішу, три із середнім пріоритетом і п’ять другорядних. Ідея полягає в тому, щоб уникнути перенавантаження і забезпечити можливість відпочинку зі спокійною совістю.

Найважливіша задача – це та, що має найбільший вплив або найбільшу вагу для досягнення поставлених цілей. Три задачі середнього пріоритету також важливі, але не настільки критичні, або ті, що потрібно виконати вчасно, але не негайно. П’ять задач другорядного значення, які виконуємо за залишковим принципом.

Такий підхід сприяє оптимізації часу, позбавляє від стресу та перенавантаження і створює можливість для ефективного відпочинку.

Матриця Ейзенхауера

Це інструмент для управління часом та встановлення пріоритетів, який допомагає систематизувати завдання відповідно до їх важливості й терміновості. Для цього завдання розміщуються у чотири квадрати.

Перший квадрат містить найважливіші та найбільш термінові задачі, які потребують негайної уваги. Другий квадрат включає завдання, які важливі, але не термінові, тому їх можна запланувати на майбутнє. Третій квадрат — термінові задачі, але не настільки важливі, тому їх можна розглядати для делегування. І, нарешті, четвертий квадрат містить завдання, які ані важливі, ані термінові, тому їх можна відкласти або взагалі скасувати.

Використання такої матриці дозволяє краще розподілити час та увагу, спрямовуючи їх на найважливіші та найбільш термінові справи. Це сприяє збільшенню ефективності та досягненню ключових цілей.

Метод блоків

Це ефективний спосіб планування, особливо корисний для тих, хто схильний занадто поглиблюватися у роботу. Метод передбачає розподіл завдань кожного дня на різні блоки: професійна діяльність, сім’я, відпочинок, спорт, творчість та інші аспекти життя. Кожен з цих блоків залишається незмінним, але кожного дня заповнюється різними задачами.

Суть методу полягає в тому, щоб балансувати час та увагу між різними сферами життя, надаючи кожній з них достатньої уваги. Це допомагає запобігти перенавантаженню в одній сфері та забезпечити гармонію між роботою, відпочинком, сімейними обов’язками тощо.

Антирозклад

Метод «антирозкладу» створений американським психологом як засіб для подолання прокрастинації. За його концепцією, людині легше взятися за роботу, якщо за цією роботою гарантовано слідує відпочинок. Тож «антирозклад» передбачає передусім планування відпочинку та розваг. Вільний час можна використовувати для роботи з набагато більшою легкістю і бажанням.

Такий підхід мотивує людину більш ефективно використовувати час, стимулює постійний рух у напрямку досягнення цілей і збереження балансу між працею та відпочинком. Що ж, метод трохи дивний, але варто спробувати 🙂

Метод жорсткого та гнучкого планування

Цей метод передбачає розподіл справ на дві категорії:

1. Жорсткі справи — це ті, які обов’язково потрібно виконати у визначений час. Це можуть бути зустрічі, візити до лікаря або будь-які інші обов’язкові заходи, які прив’язані до конкретних часових рамок.
2. Гнучкі справи — це завдання, які можна виконати в будь-який час протягом дня. Вони не мають жорсткого обмеження часу, і їхнє виконання можна адаптувати до поточних умов та обставин.

Завдяки такому розподілу планування стає більш структурованим та ефективним. Жорсткі справи заповнюють конкретні години у вашому розкладі, визначаючи обов’язкові точки у дні. Під час вільних інтервалів між ними можна спокійно займатися гнучкими завданнями, які також можуть бути розподілені за пріоритетністю.

Цей підхід допомагає керувати часом більш ефективно, надаючи можливість гнучко реагувати на зміни у розкладі та використовувати час максимально продуктивно.

Підсумуємо

Вибір «свого» підходу до планування вимагає експериментів. Тільки через спроби можна визначити, який метод найкраще підходить вам особисто. Важливо враховувати особливості ваших завдань, оскільки деякі підходи можуть бути більш ефективними для конкретних видів робіт. Крім того, можна комбінувати різні методи, використовуючи їх залежно від поточних завдань та настрою.

Рекомендовані матеріали

  1. ted-talks-favoryty-mynulogo-roku
  2. Як ефективно проводити мітинги — поради від ZONE3000

Коментарі